Daycare management software with family portal and tablet check-in

Pequeños Pasos · Daycare · Management system + Family portal · Daycares & childcare centers

Pequeños Pasos is a bilingual (Spanish/English) daycare management system. It runs the front desk check-in, child and staff attendance, daily care logs, family communication, documents, billing and accounting for one or several locations, plus a public website where families request a spot.

Live demo: Website & portal (daycare.jupatech.com/) · Admin panel (daycareadmin.jupatech.com/login). Demo logins: jupatech.com/demos.

What is it for?

At the door, a parent enters a PIN or scans a QR code on the front-desk tablet and the system records who dropped off the child, at the server's time. At pickup it only allows people on the authorized pickup list. Caregivers log meals, naps, diapers, activities, incidents and medication during the day.

Families see their child's day from the portal, report absences, accept documents, read notices and check balances and receipts. The director gets ratio alerts by classroom, enrollment requests, weekly charges, overdue balances, expenses and CSV reports.

Ideal for

  • Daycares and early learning centers
  • Centers with VPK or School Readiness children
  • Owners managing more than one location
  • Bilingual Spanish/English communities

Key features

Front desk check-in

Full-screen tablet mode with PIN, QR, USB scanner or camera. Authorized pickup only, audited corrections and late-pickup alerts.

Children & families

Private child records with photo, health, allergies, schedule and rate; shared family members across siblings; emergency contacts.

Daily log & incidents

Meals, naps, diapers, activities and notes visible to families; incidents and medication with authorization files.

Classrooms & staff

Age ranges, capacity, configurable child-to-staff ratio, shifts, staff clock-in by classroom, certifications and hours reports.

Enrollment

Public application form, approval, waitlist and conversion to a child record without duplicates.

Billing & accounting

Weekly or monthly charges, discounts, partial payments, printable receipts, expenses by category and weekly income reports.

Communication & documents

Notices by location or child via email, SMS or WhatsApp; documents families accept online with a timestamp and content fingerprint.

Suggested demo walkthrough

  1. Visit the public website and open the enrollment request form.
  2. Sign in as the director to see attendance, ratio alerts and balances.
  3. Sign in as a caregiver and open the front desk at /recepcion; check a child in with PIN 111111.
  4. Sign in as a family to see the child's day, notices and receipts.

Technology

Laravel, React, PWA, SMS

Frequently asked questions

Does the daycare software work in Spanish?

Yes. It defaults to Spanish and the website and family portal also switch to English.

Can parents check in without an app?

No. Check-in happens on the center's tablet with a PIN or QR code, and the family portal works in any browser.

Does it process online payments?

The demo records charges, partial payments and receipts manually; an online payment gateway can be added per client.

Can it handle several locations?

Yes. Locations, classrooms, users and reports are separated by site, and caregivers only see their own location.

En español: Software para guarderías con portal de familias y recepción en tablet

Pequeños Pasos es un sistema bilingüe (español/inglés) para administrar guarderías. Maneja la recepción, la asistencia de niños y personal, el registro diario de cuidados, la comunicación con familias, documentos, cobros y contabilidad de una o varias sedes, además de un sitio público donde las familias solicitan cupo.

En la entrada, el familiar escribe su PIN o escanea un código QR en la tablet de recepción y el sistema registra quién entregó al niño, con la hora del servidor. A la salida solo permite a las personas autorizadas para recoger. Durante el día, los cuidadores registran comidas, siestas, pañales, actividades, incidentes y medicamentos.

Las familias ven el día de su hijo en el portal, avisan ausencias, aceptan documentos, leen avisos y revisan saldos y recibos. La dirección recibe alertas de proporción por salón, solicitudes de inscripción, cargos semanales, saldos vencidos, gastos y reportes CSV.

Funciones principales

  • Recepción y asistencia: Modo tablet a pantalla completa con PIN, QR, lector USB o cámara. Solo recogida autorizada, correcciones auditadas y alertas de recogida tardía.
  • Niños y familias: Expediente privado con foto, salud, alergias, horario y tarifa; familiares compartidos entre hermanos; contactos de emergencia.
  • Registro diario e incidentes: Comidas, siestas, pañales, actividades y observaciones visibles para la familia; incidentes y medicamentos con autorización.
  • Salones y personal: Rangos de edad, cupos, proporción niños/cuidador configurable, turnos, marcación del personal por salón, certificaciones y horas.
  • Inscripciones: Solicitud pública de cupo, aprobación, lista de espera y conversión al expediente sin duplicados.
  • Cobros y contabilidad: Cargos semanales o mensuales, descuentos, pagos parciales, recibos imprimibles, gastos por categoría y reportes semanales.
  • Comunicación y documentos: Avisos por sede o por niño por correo, SMS o WhatsApp; documentos que la familia acepta en línea con fecha y huella del contenido.

Preguntas frecuentes

¿El sistema funciona en español? Sí. Está en español por defecto y el sitio y el portal de familias también cambian a inglés.

¿Los padres necesitan una app para registrar la entrada? No. La entrada se registra en la tablet del centro con PIN o QR, y el portal de familias funciona en cualquier navegador.

¿Cobra pagos en línea? El demo registra cargos, pagos parciales y recibos de forma manual; una pasarela de pago en línea se puede agregar para cada cliente.

¿Sirve para varias sedes? Sí. Sedes, salones, usuarios y reportes se separan por sede, y cada cuidador solo ve la suya.

More demos

Contact JUPATech

JUPATech · Tampa, Florida, USA · Email: jp@jupatech.com · Phone: +1 656 234-9843 · English and Spanish.